Propuesta para Desarrollar e Implementar un Programa de Gestión y Optimización de Proyectos de Mantenimiento con Énfasis en las Paradas de Planta

1.- INTRODUCCIÓN

En las organizaciones industriales se hace necesario que los departamentos de mantenimiento planifiquen actividades que deben ser ejecutadas bajo el marco de un proyecto. Tal es el caso de las Paradas de Planta y el mantenimiento mayor. En estos casos, generalmente es necesario detener la producción y no cumplir con el plazo previsto para la ejecución del proyecto implica un elevado riesgo económico por lo que es imprescindible aplicar correctamente la metodología apropiada para la planificación y control de proyectos, para asegurarse de poder ejecutar las actividades en el menor plazo posible, al menor costo, la mejor calidad y con la mayor seguridad para los trabajadores y el ambiente.


2.- PRESENTACIÓN

Esta propuesta consiste en un programa de capacitación y aplicación práctica para organizaciones industriales, cuyo objetivo principal es optimizar la gestión de proyectos de mantenimiento, tales como Paradas de Planta y Mantenimientos Mayores de líneas, equipos o maquinarias de producción.

El programa contempla tres fases principales:

Fase 1.- Capacitación.

Fase 2.- Diagnóstico de la situación actual.

Fase 3.- Aplicación de la metodología de gestión de proyectos para la planificación y programación de un proyecto propio de la empresa.

El tiempo previsto para desarrollar las fases anteriores es de 40 horas distribuidas en 5 días continuos. Los requerimientos básicos son los siguientes: Información de los recursos necesarios (humanos, materiales, costo), tiempos de ejecución de los trabajos, restricciones técnicas y de recursos para la ejecución de los trabajos.


3.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

Fase 1: Capacitación

Duración: 16 horas

La capacitación consiste en impartir un curso denominado “Gerencia de Proyectos de Mantenimiento”. Se recomienda que en la capacitación participen profesionales del departamento de mantenimiento que tengan relación con la planificación, programación, ejecución y control de actividades de mantenimiento, bien sea actividades rutinarias o enmarcadas en proyectos de mantenimiento tales como las paradas de planta planificadas.

Se requiere que cada participante disponga de un computador portátil durante el desarrollo del curso. Se recomienda que estos computadores tengan instalado el software MS PROJECT 2010 para desarrollar la aplicación práctica con el mencionado programa. Si lo anterior no es posible, se utilizará el programa EXCEL.

DESCRIPCIÓN DEL CURSO

El curso describe las técnicas y herramientas utilizadas en la Gerencia de Proyectos desde la planificación hasta la terminación. Se inicia el curso con la descripción de conocimientos genéricos aplicables a cualquier tipo de proyecto y a medida que se avanza se desarrollan conceptos y aplicaciones propias de los proyectos de mantenimiento, haciendo énfasis en las paradas de planta. Se da especial importancia a la planificación de los proyectos de mantenimiento que comprende la definición del alcance utilizando la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) como herramienta principal y posteriormente se desarrolla la programación de todas las actividades en función de las relaciones de precedencia y los tiempos estimados para su ejecución, obteniéndose el calendario de ejecución del proyecto. Se realiza el análisis probabilístico del tiempo de ejecución del proyecto y el impacto sobre los costos que tiene comprimir la duración del proyecto. Otro aspecto importante es el estudio del problema de la nivelación de recursos y la asignación de los mismos cuando estos son restringidos. En cuanto al proceso de supervisión y control, resalta el método del valor ganado como herramienta fundamental para comprobar el desempeño del presupuesto y la programación del proyecto.

Se pretende impartir un conjunto de conocimientos siguiendo la metodología adecuada para la planificación, programación y control de proyectos en el mantenimiento industrial de manera tal que los participantes puedan desarrollarlos y aplicarlos en su ámbito laboral.

BENEFICIOS QUE TENDRÁ EL PARTICIPANTE AL TÉRMINO DEL CURSO

A nivel general:

Adquirirá los conocimientos necesarios para que se desempeñe de manera eficaz y eficiente en la Gestión de Proyectos de Mantenimiento haciendo énfasis en las Paradas de Planta.

Competencias específicas:

  • Analizará el ciclo de vida de un proyecto.

  • Definirá el alcance del proyecto a través de la Estructura de División del Trabajo y la matriz de responsabilidades.

  • Realizará la programación definiendo interrelaciones y duración de actividades.

  • Podrá determinar la probabilidad de ejecutar un proyecto en un tiempo específico.

  • Valorará el impacto financiero que tiene la compresión del proyecto.

  • Identificará y evaluará los riesgos de las paradas de planta.

  • Nivelará los recursos requeridos para realizar las actividades.

  • Programará las actividades con recursos restringidos.

  • Evaluará el progreso del proyecto en cuanto a costos y programa.

TEMARIO

1.- Los Proyectos.

  • Conceptos y generalidades.
  • Ciclo de vida de un proyecto.
  • Principios de la gestión de proyectos.

2.- Gerencia de Paradas de Planta.

  • Análisis comparativo con otros tipos de proyectos.
  • Justificación de las paradas de planta.
  • Indicadores del desempeño.
  • Gestión de Paradas de Planta.
  • Costos, tiempo, calidad y seguridad.
  • La organización de una parada de planta.
  • Requerimientos y fuentes de información.
  • Listas de trabajo.
  • Ordenes trabajo.
  • Actividades.

3.- Planificación de proyectos.

  • Objetivos.
  • Etapas.
  • La EDT (WBS).
  • La matriz de responsabilidades.
  • Programación de proyectos.
  • Diagramas de Gantt.
  • Diagramas de red.
  • Duración de las actividades.
  • Tiempos y holguras.
  • Calendario del proyecto.
  • Método PERT. Análisis probabilístico de los tiempos del proyecto.

4.- Gerencia del riesgo.

  • El riesgo en los proyectos de paradas de planta.
  • Fuentes de riesgo.
  • Manejo del riesgo (Identificación, cuantificación, respuesta, implementación y control).
  • Condiciones de Higiene y Seguridad.

5.- Administración de recursos

  • Nivelación de recursos.
  • Planificación con recursos restringidos.

6.- Análisis de costos.

  • Partidas de costos.
  • Parámetros de costos.
  • Presupuesto.
  • Compresión del proyecto: Trueques tiempo-costo.
  • Costos vs. Duración.

7.- Control de proyectos.

  • Justificación e importancia.
  • Diseño efectivo de un sistema de control.
  • Enfoques al control del programa.
  • El progreso y el desempeño del costo.
  • Programación diaria.
  • Control del progreso.
  • Enfoque del valor ganado.

8.- Cierre de las Paradas de Planta.

  • Proceso de cierre de la parada de planta.
  • Informe Final.


Fase 2: Diagnóstico de la situación actual (Aplicación de auditoría)

Duración: 8 horas

En esta fase se determina la situación actual de la planificación y control de las paradas de planta de la empresa utilizando como herramienta principal la auditoría diseñada por “MANTENIMIENTO EFICIENTE” para revisar de manera global el proceso de “Gerencia de Paradas de Planta y otros Proyectos de Mantenimiento”, cubriendo los siguientes aspectos:

DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL TRABAJO

GESTIÓN DE RIESGOS
PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
GESTIÓN DE COSTOS
GESTIÓN DE PROVEEDORES Y LOGÍSTICA
EJECUCIÓN Y CONTROL
CIERRE DEL PROYECTO

El diagnóstico comprende la revisión de la metodología empleada para definir el alcance de las paradas, análisis de riesgos, determinación de recursos y tiempos para la ejecución de actividades, dependencias entre actividades, definición del calendario y seguimiento de las actividades.

El resultado de esta fase será la determinación de las brechas entre las prácticas actuales y las recomendadas por la metodología correspondiente.

Se definirán las acciones correctivas necesarias para minimizar los tiempos y optimizar los recursos utilizados cumpliendo con las restricciones técnicas y de seguridad.


Fase 3.- Aplicación práctica

Duración: 16 horas

Planificación y programación de un proyecto de referencia propio de la empresa aplicando los conceptos, metodologías, técnicas y herramientas adecuadas.

Los resultados de esta fase serán:

  • Elaboración de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) donde se especificará el alcance del trabajo en los distintos niveles, desde la definición del objetivo central del proyecto hasta la especificación de cada una de las actividades a ejecutar.

  • Determinación de la Estructura organizacional del proyecto en la que se define los deberes y responsabilidades de los distintos puestos de trabajo en los diferentes niveles jerárquicos.

  • Asignación de recursos, estimación de tiempos, definición de dependencias y determinación de condiciones operacionales de todas las actividades del proyecto.

  • Elaboración del calendario de ejecución del proyecto. Determinación de la ruta crítica y holguras de las actividades no críticas.

  • Nivelación de recursos.

  • Elaboración del presupuesto por períodos y acumulado (curva S) del proyecto.

  • Análisis de riesgos.

 


Desarrollar la presente propuesta facilita la optimización del proceso de planificación ya que permite:

  • Agrupar toda la información requerida para la definición del alcance de trabajo.

  • Definir la programación de las actividades de la parada, la misma podrá ser llevada en forma parcial hasta tener la consolidación final para integrar todas las actividades de cada paquete.

  • Evitar la duplicidad de información, manteniendo un registro único en cuanto a la planificación de acciones de mantenimiento para un equipo o sistema dentro del alcance de una Parada de Planta (aplica para un Mantenimiento Mayor).

  • Controlar la ejecución de los trabajos de los Contratistas dado que es el elemento guía en cuanto a especificaciones, procedimientos y alcance de trabajo para un equipo o parte de la instalación en particular.

Beneficios que conlleva la implementación de la presente propuesta

  • Reducción de Horas Hombre para ejecutar la parada.

  • Disminución probabilidad de retrabajos.

  • Disminución de los riesgos.

  • Disminución de tiempos de espera.

  • Incremento de la productividad.

  • Optimización de programación.

  • Aseguramiento de cumplimiento de programación.

  • Conformación de librerías para futuros proyectos.