Propuesta para Desarrollar e Implementar un Programa de Optimización de Inventarios de Mantenimiento

1.- INTRODUCCIÓN

Con el fin de asegurar la continuidad de las operaciones, en toda empresa industrial es necesario mantener en existencia gran cantidad de repuestos y materiales para garantizar su disponibilidad al momento de ser requeridos. La mayoría de las veces la inversión que se mantiene en inventarios para el mantenimiento y las operaciones supera significativamente las necesidades reales, trayendo como consecuencia importantes pérdidas de dinero lo que se traduce en un deficiente desempeño financiero.

La gestión de inventarios de materiales para mantenimiento es uno de los aspectos del mantenimiento a los cuales no se le ha prestado la debida atención y que tiene mayor impacto en los costos y por ende sobre la tasa de retorno de la inversión (ROI), ya que los inventarios disminuyen las utilidades y al mismo tiempo aumentan los activos, sin embargo, no se le dedica los esfuerzos necesarios para su optimización.

Es típico que cualquier organización industrial mantenga una elevada inversión en materiales MRO (Mantenimiento, Reparación, Operaciones) y esto se debe fundamentalmente a la ausencia de métodos formales para definir qué materiales almacenar y en qué cantidad. Para la determinación de los niveles mínimos y máximos de los materiales en inventario, generalmente se adoptan criterios inadecuados que producen niveles de existencia excedentarios originando pérdidas financieras debidas a los costos de capital, los costos de mantener el inventario y los costos por obsolescencia, deterioro y extravíos.

Por otra parte, existen repuestos críticos cuya indisponibilidad implica la paralización de la producción y esto representa una pérdida económica muy importante debido al lucro cesante. Este tipo de repuestos generalmente tienen precios muy elevados y una rotación muy baja, por lo que la determinación del correcto nivel de inventario producirá beneficios importantes para las finanzas de la empresa.

Las decisiones relacionadas con los inventarios de materiales MRO difieren significativamente de las recomendaciones clásicas de la gestión de materias primas y productos terminados. Las causas principales de esta situación son las siguientes: La variedad de artículos y las diferencias en la demanda, los precios, la criticidad y los tiempos de entrega.

Por lo descrito anteriormente es importante dar el tratamiento adecuado a las distintas categorías de materiales existentes y de esta manera definir las políticas de inventario recomendables para cada tipo de artículo.

2.- PRESENTACIÓN

Esta propuesta consiste en un programa de capacitación y aplicación práctica para organizaciones industriales, cuyo objetivo principal es optimizar la inversión realizada en la adquisición y almacenamiento de materiales utilizados en las actividades de mantenimiento.

El programa contempla cuatro fases principales:

Fase 1.- Capacitación.

Fase 2.- Diagnóstico inicial y clasificación de materiales.

Fase 3.- Aplicación del método criticidad-valor para la priorización de materiales.

Fase 4.- Determinación de los parámetros de inventario para una muestra de materiales.

El tiempo previsto para desarrollar las fases anteriores es de 40 horas distribuidas en 5 días continuos. Los requerimientos básicos son los siguientes: Base de datos (compatible con Excel) de todos los materiales en inventario con la siguiente información: Precio unitario, cantidad almacenada, movimientos (entradas y salidas con sus respectivas fechas y cantidades.

3.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

Fase 1: Capacitación

Duración: 16 horas

La capacitación consiste en impartir un curso denominado “Gestión y Optimización de Inventarios en Mantenimiento”. Se recomienda que en la capacitación participen profesionales del departamento de mantenimiento así como profesionales que se desempeñan en las áreas almacenes, inventarios y compras. Es importante que participen personas de ambos grupos para que comprendan la problemática asociada a la gestión de materiales MRO y adquieran un enfoque logístico integral para la optimización de inventarios.

Se requiere que cada participante disponga de un computador portátil durante el desarrollo del curso.

DESCRIPCIÓN DEL CURSO

Durante el curso se demuestra la importancia de administrar correctamente los inventarios y se enseñan las técnicas y herramientas para tomar las mejores decisiones en cuánto al nivel óptimo de existencias y su adecuado manejo dentro del almacén. Se inicia con los métodos de clasificación de los repuestos y materiales en función de su valor, rotación y criticidad con el objeto de comprender la importancia de dar el tratamiento gerencial adecuado en función de las características mencionadas. Es analizada la influencia de los parámetros claves en la gestión de inventarios, realizando los cálculos relacionados con el nivel de existencias para cada tipo de materiales y analizando el riesgo de las decisiones tomadas. Se estudian los diferentes métodos de valoración de inventarios y los principales indicadores de la gestión de inventarios. Finalmente se abordan los problemas típicos y rutinarios que generan una gestión ineficiente y las estrategias conducentes a reducir el exceso de inventarios. En síntesis, se imparte un conjunto de conocimientos que contribuirán a que los participantes puedan mejorar su desempeño en la gestión de repuestos y materiales en general utilizados en labores de mantenimiento.

BENEFICIOS QUE TENDRÁ EL PARTICIPANTE AL TÉRMINO DEL CURSO

A nivel general:

Los participantes podrán emprender proyectos de optimización de inventarios con el objeto de eliminar o minimizar los excedentes, establecer los niveles mínimos y máximos recomendables para cada tipo de material en el almacén y en general, tomar las mejores decisiones para minimizar el costo de mantener los inventarios.

Competencias específicas:

  • Comprenderá la importancia de la correcta gestión de inventarios en los sistemas de producción.

  • Determinará los factores que promueven el exceso de inventarios.

  • Clasificará los artículos utilizados en mantenimiento en función de su criticidad, valor y rotación.

  • Calculará y analizará los parámetros claves (stock mínimo, stock de seguridad, punto de pedido, cantidad económica de pedido, stock máximo, nivel de servicio) en la gestión de inventarios.

  • Aplicará técnicas de confiabilidad para optimizar el nivel de existencias de repuestos críticos y de baja rotación.

  • Valorará los inventarios para mantenimiento aplicando los diferentes métodos y criterios existentes

  • Conocerá la solución a los problemas rutinarios en la gestión de inventarios y almacenes.

  • Identificará los indicadores más importantes en gestión de inventarios y almacenes.

  • Realizará auditorías a los sistemas de almacenamiento e inventarios de la organización.

  • Ejecutará las acciones para reducir inventarios.

TEMARIO

1.- CONCEPTOS BÁSICOS.

2.- ASPECTOS CLAVES EN GESTIÓN DE INVENTARIOS.

  • Eliminando el exceso de inventario.

  • Fijación de los niveles iniciales de repuestos.

  • Mejorar la disponibilidad.

  • Estableciendo los mejores objetivos.

3.- IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LOS INVENTARIOS.

4.- FACTORES QUE PROMUEVEN EL EXCESO DE INVENTARIOS.

  • Razones relacionadas con los cambios en el entorno.

  • Razones relacionadas con la estructura interna de la empresa.

5.- CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO PARA MANTENIMIENTO.

  • Perfiles típicos del inventario para mantenimiento.

  • Artículos activos.

  • Artículos pasivos.

  • El árbol del inventario.

  • Análisis ABC.

  • Análisis XYZ.

6.- ANÁLISIS DE CRITICIDAD-JERARQUIZACIÓN DE REPUESTOS.

7.- PARÁMETROS CLAVES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.

  • Sistema de inventario permanente.

  • Diferentes políticas de reposición.

  • Punto de pedido.

  • Stock mínimo.

  • Stock de seguridad.

8.- NIVEL DE SERVICIO.

9.- CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.

10.- TÉCNICAS DE CONFIABILIDAD PARA OPTIMIZAR EL NIVEL DE

  • EXISTENCIAS DE REPUESTOS CRÍTICOS Y DE BAJA ROTACIÓN.

11.- UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA “OPTIM” PARA DETERMINAR

  • PARÁMETROS ÓPTIMOS DE INVENTARIO PARA MATERIALES DE ALTA Y BAJA ROTACIÓN.

12.- EL VALOR DEL INVENTARIO.

  • Método FIFO.

  • Método LIFO.

  • Método del valor ponderado.

13.- INDICADORES EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.

  • Rotación de inventarios.

  • Auditorias

14.- REFLEXIONES FINALES SOBRE LA OPTIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS.


Fase 2: Diagnóstico inicial y clasificación de materiales

Duración: 8 horas.

Esta fase se desarrolla con el apoyo de un equipo conformado por profesionales del área de inventarios y de mantenimiento asignados para el desarrollo de la propuesta y el consultor. Es importante que en el equipo esté una persona que domine el sistema de información que maneja la base de datos de todo el inventario. También es necesario que participe un profesional de mantenimiento que conozca de manera general los materiales en inventario en cuanto sus características técnicas, demanda, criticidad y tiempos de entrega.

Los resultados del diagnóstico inicial son los siguientes: Valor total del inventario, valor total de uso para el último año, materiales activos, materiales inactivos, tasa de utilización de cada artículo, nivel de existencia de cada artículo, valor de uso de cada artículo.

Aplicación del método XYZ para clasificar los materiales en función de su valor en inventario. Se logrará determinar un pequeño grupo de materiales (tipo X) que representa el 80 % del valor del inventario.

Aplicación del método ABC para clasificar los materiales en función de su valor de uso. Se logrará determinar un pequeño grupo de materiales (tipo A) que representan el 80 % del valor total de uso del inventario durante el último año.


Fase 3.- Aplicación del método criticidad-valor para la priorización de materiales.

Duración: 8 horas.

En esta fase se hace necesario desarrollar una jornada con profesionales especialistas en mantenimiento conocedores a fondo de los materiales en cuanto a su aplicación, criticidad expresada en función de cómo afecta la producción, la indisponibilidad del artículo en el almacén y el tiempo de entrega del artículo cuando es solicitado. El método se aplica a una muestra de materiales de alto valor económico (tipo X) y de alto valor de uso (tipo A).

Los resultados indicarán el orden de prioridad en el que se deberá analizar individualmente cada artículo para la determinación de los parámetros de inventario.


Fase 4.- Determinación de los parámetros de inventario para una muestra de materiales.

Duración: 8 horas.

En función de los resultados obtenidos en la fase 3, se seleccionará una muestra de materiales para la determinación del punto de pedido (MÍNIMO), cantidad de pedido y nivel máximo de existencias (MÁXIMO)

Al finalizar la fase 4 se entregará un informe con los resultados obtenidos y se cuantificará el impacto en la reducción del valor del inventario por la implementación de las recomendaciones que surjan del análisis de de las muestras seleccionadas.

Al finalizar la implementación de la propuesta, el equipo asignado deberá continuar con el análisis individualizado de los materiales de acuerdo a la prioridad conseguida mediante la aplicación del método criticidad-valor, cuya importancia radica en que a corto plazo se podrá obtener resultados altamente impactantes y satisfactorios en cuanto a la optimización de los inventarios MRO.


NOTA FINAL:

La presente propuesta incluye la entrega a la empresa de un SOFTWARE desarrollado en EXCEL que consiste en un “CALCULADOR” del nivel óptimo de inventarios para:

  • Materiales de alta rotación (basado en la distribución Normal)

  • Materiales de baja rotación (basado en la distribución de Poisson).

El siguiente enlace conduce a un video que muestra más detalles sobre el software indicado: https://youtu.be/f6iJRSE0QQw